- Електронні документи позбавлять від маніпуляцій з документами
- Нечесні партнери не зможуть непомітно підробити або "втратити" електронні документи
- Документи онлайн позбавлять від корупції при взаємодії з перевіряючими органами
Електронні бізнес-процеси - дієвій способ Боротьба з корупцією Публікується мовою орігіналу
Переводити всі свої документи в електронний формат протягом останнього року стає позитивним трендом серед українського бізнесу. Хороший фундамент для цього забезпечила податкова служба. Їхня вимога подавати звіти онлайн дало стимул почати користуватися електронним цифровим підписом (ЕЦП) і працювати з електронними документами.
Вплинуло і поява простих, дешевих і зручних сервісів обміну документами . Їх переваги очевидні - вони економлять фінанси, роблять документообіг простим, швидким і надійним, звільняють співробітників від рутинної роботи і дозволяють зосередитися на інших завданнях.
Але це не всі плюси. Ще електронні документи можуть убезпечить бізнес від дій недобросовісних співробітників або нечесних партнерів і допомогти в боротьбі з корупцією. Як саме - пояснюють експерти сервісу електронного документообігу "Вчасно".
Електронні документи позбавлять від маніпуляцій з документами
В Україні багато і голосно говорять про корупцію на державному рівні, проте про подібне явище всередині компанії прийнято більше мовчати. Поміняти, виправити, підписати документи заднім числом - досить часта практика. І це досить легко зробити, якщо мова йде про паперові бізнес-процесах: за умови щоденного підписання тисячі папірців кожен документ майже нереально перевірити чи зіставити.
Жоден, навіть самий ефективний керівник не може встежити за ручними процесами. Тому єдиний вихід для нього - покладатися на свідомість або лояльність команди. А це - поле для дій недобросовісних співробітників або ж тих, кого "промотівіровать" конкуренти.
Вважається, що ці маніпуляції "допомагають" підприємству. Але для всього цивілізованого світу подібні оборудки з документами - вже давно дикість. Все працюю без виправлень або підписань заднім числом, фіксуючи всі дії співробітників у вигляді електронних записів. Таку практику може перейняти будь-яке українське підприємство, начас використовувати сервіси для електронного документообігу, де видно всі до єдиного дії, які проводяться з документами.
Нечесні партнери не зможуть непомітно підробити або "втратити" електронні документи
У наших реаліях трапляється так, що деякі партнери компаній виявляються нечистими на руку. Часто вони намагаються, наприклад, заперечувати факт поставки товару або надання послуги. Підставою для цього називають відсутність документа, що підтверджує прийом поставки, або акта виконаних робіт. І провернути подібне для них це - просте завдання, якщо документи надані в паперовому вигляді: їх досить просто вилучити з архіву або "втратити" при пересиланні.
Якщо ж на вашому підприємстві запроваджено електронний документообіг, то з усіма своїми контрагентами ви обмінюєтеся документами онлайн. При цьому сервіс фіксує 100% дій з кожним документом як серед співробітників вашого підприємства, так і в компанії партнера.
У кабінеті видно, хто заходив у систему, в який час якого дня, які дії були здійснені. Тобто будь-які зміни, які відбуваються з вашими первинними документами, фіксуються, і це автоматично відбиває бажання проводити будь-які незаконні дії. Крім цього, з цифровою документообіг позбавляє від постійних "а ваші акти ще не прийшли", "документи загубилися - надішліть ще раз", "немає актів - немає оплати ...".
Документи онлайн позбавлять від корупції при взаємодії з перевіряючими органами
Якщо перевіряючі органи виїжджають для перевірки на підприємство і працюють з паперовими документами, у них є певний час для її проведення. Вони запитують документацію, і потім перевіряють величезні стоси паперів вручну. Якщо в компанії погано організований архів або дуже багато документів, то часто важливі акти губляться, або їх довго не можуть знайти. І тоді сценарій приблизно такий: "Якщо у вас немає підписаного акта, договору або іншого, ми знімаємо суму з витрат, нараховуємо додаткові податкові зобов'язання і виставляємо штраф".
Електронні документи - це стовідсотковий спосіб уникнути такої ситуації. Адже кожен підписаний електронно-цифровим підписом, зберігається в архіві з простим і зручним пошуком і знайти його можна протягом пари секунд. Це і спрощує процес перевірки, і зніме так званий "людський фактор". А немає "людського фактора" - немає корупції і можливостей для маніпуляцій з документами. Електронний документообіг - це той шлях, який зробить бізнес ефективним, процеси в компаніях швидкими і відкритими, а співпраця з державними органами - чесним і прозорим.
Спробуваті "Вчасно" безкоштовно
Електронні бізнес-процеси - дієвій способ Боротьба з корупцією оновлено: автором: admin
Електронні бізнес-процеси - дієвій способ Боротьба з корупцією