- Автоматизація формату «Зроби сам»
- Специфіка бек-офісу
- Додаткові параметри
- Фронт-офіс DIY
- касовий сервер
- думка експерта
- З пункту А в пункт В ..., або Як отримувати від роботи задоволення
Видання: Точка продажу / 2012 №69
Автор: Олександр Григор'єв
Автоматизація формату «Зроби сам»
особливість систем автоматизації магазинів DIY полягає в тому, що вони, з одного боку, мають функціоналом, властивим системам автоматизації non-food сектора, а з іншого - в силу роботи з широким асортиментом - схожі з системами, що встановлюються в гіпермаркетах.
Сьогодні потенційному замовнику, який вирішив автоматизувати свій магазин DIY-формату, доводиться розглядати пропозиції більш ніж 30 компаній-розробників, що займаються бек і фронт-офісними рішеннями для автоматизації роздрібної торгівлі. Однак, з огляду на специфіку формату DIY, ми можемо істотно звузити цей список. Наприклад, виключимо тих, хто автоматизує тільки food-сектор (супермаркети, магазини «біля будинку»). Крім того, з огляду на, що сучасний магазин DIY - це в більшості випадків великоформатний об'єкт (далі ми будемо говорити саме про них, залишивши за дужками невеликі магазини будматеріалів), ми можемо виключити ті рішення, які призначені для автоматизації мелкоформатной роздробу (стосовно non- food сектору тут будуть виключені всі ті, хто займається бутиками).
У підсумку вийде, що для великоформатних магазинів формату DIY підійде система автоматизації, призначена для гіпермаркетів, в якій або відсутня, або не задіяна складова, що відповідає за роботу з food-сектором. Ця система повинна бути гнучко настроюється, щоб відобразити специфіку роботи конкретного магазину. Наприклад, якщо в DIY-магазині передбачається обслуговувати юридичних осіб, то до базового функціоналу системи автоматизації додається специфіка, властива магазинах сash & сarry.
У цій ситуації хороші перспективи має модульну ПО, в якому кожен окремий модуль володіє функціоналом, що дозволяє автоматизувати або окремий контур управління торговим підприємством і / або розрахований на певний формат торгівлі. Відповідно, споживач може вибирати необхідні функціональні модулі, виходячи зі своєї структури (зауважимо, що такий принцип побудови мають не тільки ERP-системи, але і деякі бек-офісні, що не належать до їх класу).
Специфіка бек-офісу
Бек-офісна система в магазині DIY, як і на будь-якому іншому торговельному підприємстві, покликана вирішувати завдання зменшення витрат, управляти всіма базовими функціями торгового підприємства: продажами, закупками, персоналом, відносинами з клієнтами, аналізувати прибутковість різних груп товарів і т.д. Інформаційна система бек-офісу повинна мати можливість вести також фінансовий облік, підтримувати процедури планування та бюджетування, руху грошових коштів, побудови фінансової моделі торгового підприємства; підтримувати повноцінний податковий облік, оперативний облік руху товарних запасів і грошових коштів і т.п.
Специфіка бек-офісної системи DIY-магазину проявляється в особливостях роботи з асортиментом. Як відомо, асортимент в роздрібній торгівлі характеризується широтою (кількістю різних категорій товарів) і глибиною (кількістю позицій у кожній категорії). При цьому в кожній категорії є взаємозамінні товари. Управління асортиментом включає в себе як його формування, так і зміна, угруповання товарів за ознаками. Сучасний функціонал бек-офісних програм для DIY-магазину повинен дозволяти формувати асортиментну матрицю в залежності від кількості найменувань на рівні товарних груп, підгруп, артикулів, сортів, розмірів і т.п. Зважаючи на великі відмінностей в асортименті і його властивості в DIY-магазині практично неможливо обійтися без жорсткого виділення товарних категорій, керованих спеціально призначеним менеджером. Повноваження такого менеджера досить широкі: від аналізу потреби магазину в товарі і формування асортименту до взаємин з постачальником товару і безпосередній викладки в торговому залі. Відповідно, бек-офісна система повинна дозволяти працювати з категоріями, кожна з яких має свою специфіку, власні облікові параметри, оборотність і особливості продажів. Крім того, має бути реалізовано жорсткий розподіл відповідальності за категорійних менеджерів в рамках товарних груп, асортиментних матриць і магазинів.
Якщо передбачається автоматизація мультіформатних DIY-мереж, розвиваючих формат як класичного DIY-гіпермаркету, так і DIY-дискаунтера, то треба окремо розглянути, як буде в системі центрального офісу формуватися повний або обмежений асортимент товарів, розрахований на магазини різних форматів. У цьому випадку кожному формату магазину буде відповідати свій асортиментний модуль. Базовий і додатковий асортимент комбінується в різних пропорціях під конкретне торгове підприємство. Система повинна також давати можливість управляти асортиментом з централізованого, децентралізованого та комбінованого методів.
Cистема повинна підтримувати повний набір функцій по взаєморозрахунках з контрагентами торгового підприємства (договори, відповідальне зберігання, комісії), по формуванню актів звірки взаєморозрахунків, автоматичного погашення заборгованостей або авансів і т.д. При цьому аналітичні можливості ПО повинні допомагати проводити аналіз і обробку пропозицій і прайс-листів від постачальників, оцінювати вплив змін асортименту на товарообіг категорії: необхідно зрозуміти, чи збільшиться прибуток магазина за певний період, якщо доповнити асортимент новими товарами або виключити з нього деякі позиції. При роботі з асортиментом в магазині DIY повинна також враховуватися сезонність попиту (це актуально як для будівельних матеріалів, особливо для зовнішнього оздоблення будівель, так і для товарів, що відносяться до товарної групи «сад і город»).
Додаткові параметри
При автоматизації магазинів DIY враховується безліч додаткових параметрів, за якими здійснюється управління асортиментом. Одночасно втрачає актуальність поняття «термін придатності», але при цьому товари набувають додаткові характеристики, за якими відбувається їх класифікація: колір, розмір, серійні номери і т.п. З'являються і специфічні бізнес-процеси, які необхідно реалізувати в системі автоматизації. Наприклад, торгівля великогабаритними товарами за зразками, можливість їх резервування.
Одночасно, враховуючи величезний асортимент DIY-магазину, інформаційна система повинна бути розрахована на обробку великих обсягів даних. Відповідно, до надійності і швидкодії системи автоматизації також пред'являються підвищені вимоги.
Необхідно також враховувати і суто специфічні галузеві процеси обробки товарів (такі як робота з мірним, сипучим, негабаритним товаром), наявність додаткових виробничих процедур, до яких відносяться фасування, розпилювання товару.
Крім того, повинні підтримуватися характерні для DIY досить складні логістичні ланцюжки, оскільки на відміну від продуктових мереж «плече замовлення» тут значно більше і система повинна підтримувати довгострокове планування і відстеження закупівель. З цього випливає, що система повинна бути досить гнучкою саме з точки зору перенастроювання логістичних ланцюжків.
Незайвим буде згадати, що формат DIY також накладає додаткові вимоги на можливості модуля управління магазином. Наприклад, обов'язково повинні бути присутніми додаткові послуги (складання-розбирання, доставка, колеровка і ін.), Робота з мірними товарами, облік надходження товарів на ремонт, наявність робочих місць продавців-консультантів в торговому залі.
Фронт-офіс DIY
В цілому фронт-офісна система DIY-магазину повинна виконувати всі стандартні касові функції: здійснювати продажу, повернення, анулювання, сторно, скасування чека, виплату і внесення готівки, звіти з гасінням і без. Функцією, яка присутня не у всіх фронт-офісних системах, але необхідної при роботі магазину DIY, є підтримка обміну товару. Необхідна також підтримка роботи дисконтно-бонусних програм , В тому числі такі популярні в цьому торговому форматі варіанти, як знижка за умовою (наприклад датою, часом, днем тижня, кількості, сумі, певного товару і т.д.), а також з використанням магнітних карт з фіксованим відсотком знижки і персональних карт з урахуванням суми накопичення. Якщо магазин DIY планує в своїй роботі застосовувати більш складні дисконтні схеми (нагородження призом за покупку певного товару, продаж трьох однотипних товарів за ціною двох і т.п.), то вони теж повинні бути реалізовані у фронт-офісною системі. Бурхливий розвиток в DIY бонусних програм, технологій відкладеної знижки, коли покупець не відразу отримує дисконт, а по закінченні якогось часу, набравши певну суму балів, а також тенденція DIY-мереж до регіональної експансії, наслідком якої виявляється територіальна розподіленість магазинів, робить актуальним питання про синхронізацію роботи окремих магазинів. Необхідно, щоб інформація про нараховані бонуси була доступна і передавалася в інші магазини в режимі онлайн. Такі розробки надзвичайно дороги, вони ставляться скоріше до класу банківського ПЗ. Виходом може стати передача торговими мережами функції ведення бонусів на аутсорсинг банкам. Банк, що працює з міжнародними картками, якими покупці оплачують товар в магазині, може на своєму процесинговому центрі вести і облік бонусів, природно, за певний відсоток (зазвичай близько 1% від суми нарахованих бонусів).
В силу того що серед покупців магазину DIY можуть бути присутніми юридичні особи, магазину необхідно відпрацювати технологію роботи з ними. Стосовно до фронт-офісною системі це означає, що вона повинна вміти друкувати товарні накладні, рахунок-фактури і т.п. Ці завдання вирішуються не просто підключенням широкого принтера, але і вимагають доопрацювань на програмному рівні. Специфіка роботи з юридичними особами зачіпає і бек-офісну систему: з'являється необхідність оперативного складання бухгалтерських документів; крім того, в системі повинні підтримуватися особливі механізми ціноутворення для різних категорій покупців і, як наслідок, можливість роботи з декількома прайс-листами.
У магазинах, що торгують товаром, який в повному обсязі викладений в торговому залі (для будівельних матеріалів це особливо актуально), де з боку покупця може виникнути питання «а чи є у вас в наявності?», Необхідно передбачити можливість отримання з фронт-офісної системи оперативних даних про залишки.
касовий сервер
У магазинах DIY знаходять своє застосування і фронт-офіси, побудовані за технологією касових серверів. Вони спочатку створювалися як рішення, що дозволяють перейти від управління окремої касою до управління всією касової лінійкою. Між окремими касами і обліковою системою магазину з'явилося проміжна ланка, що збирає дані з усіх кас, обробляє їх і самостійно взаємодіє з бек-офісною системою. За допомогою сервера відбувається консолідація даних касової лінійки (включаючи збір статистики і отримання звітів), а також централізована розсилка на каси оновлень по товарах, покупцям та ін. Завдяки цьому з'являються нові можливості централізованої настройки касових програм по всій касової лінійці, а також контролю над роботою касира незалежно від його переміщення між окремими касами. Високий ступінь актуальності даних дозволяє вирішувати більш тонкі завдання - наприклад по контролю залишків (що особливо важливо для непродовольчої роздробу в цілому і магазинів DIY зокрема) або по реалізації складних дисконтно-бонусних програм. Одне з головних переваг рішень, заснованих на технології касового сервера, - безпека і висока стійкість до збоїв: будь-які зниклі дані з каси завжди можна відновити з сервера, і навпаки. Вважається, що ефект від застосування програмних продуктів з касовим сервером починається з 10 і більше POS-терміналів або POS-систем в касовій лінійці (зауважимо, що більшість DIY-гіпермаркетів подолали цей рубіж).
Знаходять застосування в DIY-магазинах і системи управління торговим залом. Як випливає з назви, вони керують не тільки касами, а й усім торговим залом і встановленим в ньому обладнанням. Однак в DIY-магазині більшість електронного обладнання не використовується (наприклад, електронні ваги) або застосовується обмежено (наприклад, прайсчекери). Навіть інтерактивні інформаційні кіоски вкрай слабо поширені в DIY-магазинах. Дійсно, в продуктовому супермаркеті кіоски з вбудованим штрихкодом часто використовуються покупцями, щоб дізнатися термін придатності товару, його склад, отримати інформацію про виробника і т.п. В DIY-магазині ж значну частину товарів так просто до вбудованого в кіоск сканеру не піднесеш, переважна більшість з них не має терміну придатності, а багато хто і не потребують додаткових характеристиках, які можна отримати через інформаційний кіоск. У той же час в якості навігаційної системи, що дозволяє покупцеві швидко знайти зі списку необхідний товар і дізнатися, де він знаходиться, кіоск може знайти застосування в магазині DIY. Можуть в DIY-форматі використовуватися і електронні цінники. Такі можливості системи управління торговим залом, як відстеження залишків товарів на полицях, ведення топології залу, щоб з її допомогою можна було керувати торговим залом і поведінкою покупців, можуть успішно застосовуватися в DIY-магазинах.
думка експерта
Олександр Шатулов керівник напрямку SET Retail компанії «Кристал Сервіс»
З пункту А в пункт В ..., або Як отримувати від роботи задоволення
Почнемо здалеку. Завдання легкового автомобіля - довезти вас з пункту А в пункт В. Так само просто і зрозуміло можна сформулювати основну задачу, яку забезпечують фронтальні рішення в торгівлі: це безперебійна робота магазину.
Сюди входить багато функцій: робота з товарами, організація операційного дня, підтримка рекламних акцій і т. Д. Ці функції практично однакові для всіх форматів торгівлі. Звичайно, в сегменті DIY є свої особливості. Крім штучного і вагового товару, існує відпустку погонних метрах. Необхідно організувати зону видачі великогабаритних товарів. Присутній таке поняття, як «м'який чек» ... І все фронтальні рішення, які використовуються в торгівлі товарів буд, повинні це забезпечувати. Інакше вони просто не будуть впроваджуватися.
А тепер повернемося до автомобілів ... Уявімо поїздку з пункту А в пункт В на десятирічному «диво» вітчизняного автопрому. Від незручних сидінь втомлюється спина, в відкриту на спеці кватирку летить пил, плюс заїдають передачі, небезпечні через брак «коней» обгони ... Але доїхати можна. Однак якщо у вас потужна машина з клімат-контролем і хорошою музикою, настрій в кінці поїздки буде набагато краще. А часу буде витрачено менше. Так і в рішеннях по автоматизації торгівлі. Можна витратити кілька днів на настройку параметрів рекламної акції, а потім не менше часу на аналіз її ефективності. А можна запустити її через зручний інтерфейс за кілька хвилин, а потім отримати звіт за результатами за пару кліків.
На відміну від автомобілів, вибір яких часто визначається товщиною гаманця, вартість рішень з управління магазином відрізняється принципово. Тому ми рекомендуємо, крім функціоналу, звертати особливу увагу на зручність користування системою, яке багато в чому визначає ефективність роботи конкретних співробітників і магазину в цілому.